Informationsflut Schritt 5 - Präsenzstatus

Präsenzstatus

In vielen Unternehmen besteht keine Kultur für Ablenkungen und damit zusammenhängend ist die Konzentration auf wichtige Tätigkeiten, sehr eingeschränkt. 

Was bleibt? Schwierige Tätigkeiten werden gerne verschoben oder dauern Mangels "dran bleiben können" sehr viel länger.

 
Versuchen Sie es mit diesen Tricks:

1. Eigenes Büro - schließen Sie die Tür wenn Sie an wichtigen Tätigkeiten sind und lassen Sie die Tür als Zeichen für Ihre offene Art offen, wenn Sie für Gespräche frei sind.

2. Kein eigenes Büro? Zeichen vereinbaren - z.B. Kopfhörer tragen bedeuted bitte nicht stören.   

3. Arbeiten Sie mit dem Präsenzstatus der Technik, hier ein Beispiel aus unserem System. Schon in der kleinsten Funktion hilft es Ihrem Team wieder Ruhe einkehren zu lassen.

 4. Telefon leise stellen, stellen Sie Ihr Telefon einfach mal auf leise und arbeiten Sie eine Stunde konzentriert an einer Ihrer Aufgaben. Nicht vergessen es später wieder laut zu stellen.

5. Mobiltelefone auf nicht stören stellen.Hier am Beispiel des Iphone.

Mein Tipp: Je moderner Ihre IT-Infrastruktur desto klüger kann die Technik werden und Sie unterstützen. Denn nicht immer denkt man vor Terminen an das Zeichensetzen.

Die Kombination von Microsoft Exchange Server und Skype4Business erlaubt Ihnen wie bereits oben genannt die automatische Abwesenheitsfunktion. 

Was Sie damit erreichen:

Volle Konzentration bei der Arbeit und das effektive Abarbeiten von Aufgaben mit dem guten Gefühl wieder etwas erreicht zu haben.

Informationsflut Schritt 4 - Telefon

Telefon

In vielen Unternehmen besteht kein Verständnis für Ablenkungen und wie damit umgegangen wird. Das führt zu Ärger, Frust und Stress.

Das Telefon erscheint oft wichtig und dringend, obwohl Sie eben Kundenbesuch haben? Ich habe es oft erlebt, dass ein bei Kundenbesuchen erst noch eine Telefonat geführt wurde, obwohl schon der Vororttermin wartet.
 
Versuchen Sie es mit einfachen Regeln.

1. Eigene Rufnummer, wählen Sie einen Tarif für Unternehmen und kaufen oder mieten Sie eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl auf einen Anlagenanschluss. Dies verschafft Ihnen im Unternehmen ein einheitliche Nummer für Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre eigene Durchwahl z.B. 07273 949467 - 59 wobei die "59" Beispielhaft für Ihre Durchwahlnummer steht.


2. Definieren Sie Ihre Stellvertretungen eine praktische Funktion, da es immer wieder Situationen gibt in denen Sie nicht im Haus sind oder aus anderen Gründen nicht ans Telefon gehen können. 

Hier ein Beispiel einer Konfiguration aus unserem Haus.

Mit ein paar Klicks schnell eingestellt und problemlos auch in Urlaubszeiten zu ändern. 

Mein Tipp: Untere Zeile Stellvertretungen erst nach Anzahl von 5 Sekunden anrufen zu aktivieren. So ist auch an telefonintensiven Tagen Ihre Stellvertretung ohne Ablenkung.





3. Definieren Sie Rufgruppen - eine Funktion in jeder Telefonanlage die die erreichbarkeit für Ihre Kunden deutlich steigert. So wählt Ihre Kunde einfach nur -30 und wird mit der Vertriebsabteilung verbunden. Es klingeln in diesem Fall nur die Telefone der Vertriebsmitarbeiter und nicht im ganzen Haus.


Mein Tipp: Wir empfehlen in diesem Zusammenhang den Einsatz von technischer Hilfe - mit der Funktion "Präsenz"-Status. 

Jeder kann seinen Präsenzstatus selbst setzen und das wiederrum hilft den Tag wieder in den Griff zu bekommen. So werden Anrufe für Sie, wenn Sie z.B. im Kundengespräch sind einfach nicht an Sie weitergestellt und Ihr Telefon klingt nicht.

4. Erstellen Sie ein Regelwerk über Ihre Anrufe. So ist einmal definiert und Sie können Sie um andere Details im Unternehmen kümmern.

Was Sie damit erreichen:

Volle Konzentration bei der Arbeit. Anrufe die bei Ihnen eingehen sind auch wirklich für Sie und niemanden anders. Das laute Klingeln auf allen Apparaten des Unternehmens ist weg.

Mein persönlicher Tipp:

Mein Tipp ist die sinnvolle Nutzung der Funktion Präsenzstatus. Hinter dieser Funktion steckt mehr als Sie auf den ersten Blick vermuten läßt. 

Grün heißt dabei - Frei und Verfügbar, das bedeuted bereit für Anrufe oder Besprechungen. Den Umgang damit haben wir in einem Regelwerk im Unternehmen einmal festgelegt. Interessierte können dies hier herunterladen.

Informationsflut Schritt 3 - Quicksteps

Quicksteps

Emails abzuarbeiten ist eine Kunst - schnell wird man dazu verleitet, diese nur kurz zu überfliegen und dann im Posteingang zu lassen.

Versuchen Sie es mit einfachen Regeln.

1. Kurz und Knapp gleich beantworten - einige kurze Sätze und keine DINA 4 lange Email. Verwenden Sie dabei die Tastaturkürzel für Kopieren, Einfügen, Ausschneiden, Rückgängigmaachen und Alles Auswählen. 


2. Nutzen Sie Quicksteps - eine Funktion in Ihrem Outlook ab Version 2010. 
Damit können Sie z.B. eine Email gleich in einen Unterordner verschieben, mit einem Standardtext zu beantworten oder einfach an einen vorbestimmten Empfänger weiterzuleiten.

3. Erstellen Sie in Outlook oder Exchange über die Funktion Regel eine Regel.

Die  alle Emails die nicht Ihre Aufmerksamkeit benötigen einfach verschiebt oder sogar löscht.

Was Sie damit erreichen:

Weniger Zeitaufwand für die gleiche Tätigkeit und immer mit dem Ziel eines leeren Posteingangs. Ein wirklich gutes Gefühl, wie ein sauberer Schreibtisch.

Mein persönlicher Tipp:

Mein Tipp für den Anfang ist eine Regel für CC Emails. CC bedeutet meist zur Information aber ohne konkrete Aufgabe. Also versuchen Sie es! Erstellen Sie eine Regel mit dem Inhalt

 

 und verschieben Sie diese Emails einfach in einen Ordner mit dem Namen 02_CC.

Nachricht in eigener Sache: 7. Termin - Unternehmerfrühstück in Karlsruhe

"Gleichgesinnte IT-Unternehmer unter sich" ist das Motto und es erwarten sie spannende Themen - interessante Kontakte und neue Einsichten.

Kein Networking, sondern Erfahrungsaustausch und mehr.





Thema dieses Treffens u.A.: 

- Ein Unternehmer im Fokus, Ideen und Lösungen auf dem Prüfstand


Eingeladen sind ausschliesslich Geschäftsführer, Vorstände und Gesellschafter aus IT-Unternehmen.

Wir d.h. 12 IT-Unternehmer treffen sich regelmäßig alle 14-Tage jeweils um 7:30 Uhr - 10 Uhr. Interessierte IT-Unternehmer sind herzlich eingeladen.

Die Teilnehmer sind "Selbstzahler" 



Mehr Informationen gibt es hier:

 IT-Unternehmerfrühstück Karlsruhe

Fr, 09.10.2015, 07:30 - 10:00

Karlsruhe

Informationsflut Schritt 2 - Posteingänge

Neue Wege gehen am Schreibtisch

Briefe und Nachrichten kommen, jeden Tag, über Email, Chat der Website, Nachrichten aus Social Media Netzwerken uvm.

Mein Tipp - bringen Sie alles an einem Ort zusammen.

Schritt 2:

a) Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei

Kaufen Sie eine wie diese Mappe für den Schreibtisch.  

Vor den Reiter 1 - kommt nun alles an Papier und Zetteln  auf ihrem Schreibtisch.
Und nun beginnen Sie neu - zukünftig kommt alles, was neu auf Ihren Schreibtisch kommt direkt vor das Fach 1. 

Widmen Sie sich nun immer zeitnah den neuen Vorgängen - am besten in kurzen aber intensiven Arbeitsaktionen, bei mir sind es 10 - 15 Minuten für die Ablage.

b) Räumen Sie Ihren Maileingang auf

Erstellen Sie in Ihrem Emailprogramm einen Ordner mit dem Namen 
01 VOR Datum  und verschieben Sie alle Emails vor dem Datum in diesen Ordner.
Bei mir sieht das so aus:

Vor der Aktion waren es fast 500 MB im Posteingang.

Nach der Aktion sind es nur noch

Nun fangen Sie gleich an - gewöhnen Sie sich an den Ablauf wie bei Papier. Bearbeiten Sie in Schüben Ihre Emails am Ende eines Arbeitstages sollte der Posteingang leer sein!

Was Sie damit erreichen:

Sie haben die Chance wieder neu Anzufangen und können sich mit einem leeren Posteingang schneller an die neue Arbeitsweise gewöhnen.
Die Alten Emails sind dabei nicht weg und Sie haben die Chance diese nun Stück für Stück abzuarbeiten.

Informationsflut Schritt 1 - Agieren und nicht reagieren

Meistern Sie die Emailflut

Emails sind toll - schnell wird eine kurze Nachricht versandt und ist in Sekunden bei dem gewünschten Adressat. Dabei ist es egal ob für einen Adressat oder für mehrere Ansprechpartner, fast alle haben Zeitgleich die Informationen ob in Deutschland oder einem anderen Land der Erde.

Doch es gibt auch eine Kehrseite! Emails sind schnell der Mittelpunkt unseres Arbeitslebens und werden mitunter auch nach der Arbeitszeit oder im Urlaub gelesen.
Die Konzentration und die Freizeit leidet und das ist nicht gut!

Schritt 1: 

Schalten Sie in Ihrem Emailprogramm die Benachrichtigungen für neue Emails aus.

In Outlook geht das so:
Datei - Optionen - Email 

Auf dem Mac geht das so:


Systemeinstellungen - Mitteilungen - Mail:

Auf dem Iphone geht das so:

Einstellungen - Töne - Neue Email

Planen Sie jetzt einfach Ihre Zeiten für die Emailabarbeitung - z.B. ab 10 Uhr alle 3 Stunden.

Was Sie damit erreichen:

Sie sind wieder auf die Arbeit konzentriert und agieren wieder Anstelle zu reagieren!

Mein persönlicher Tipp:

Ich empfehle alle Mobiltelefonnutzern, das Handy einfach auf Lautlos ohne Vibrationeinstellen in die Schreibtischschublade zu legen oder in die Aktentasche zu stecken und nur in den Pausen hervorzuholen.

Weitere Tipps finden Sie hier:

Schritt für Schritt die Informationsflut beherrschen

"Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher." Albert Einstein

Computer helfen uns jeden Tag und ermöglichen es uns sehr viele Daten zu speichern ohne, dass dies noch bedeutende Kosten verursacht. Häufig wird also einfach benutzt und gespeichert aber ohne Struktur.

Das bedeuted oft, dass wir in Schwierigkeiten kommen.
- Wo speichern wir?
- wie führen wir Informationen aus Papier, PDF und Email zusammen?
- Wie behalten wir den Überblick über verschiedene Versionen?


Schnell wird klar, was heute noch der Traum war wird schnell zur Plage, denn mancheiner erstickt in Anrufen, Emails und tausend Dokumenten und Dubletten.

Wir zeigen nun Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Effizienz steigern und wie Sie Computer, Telefon und Papier clever kombinieren können und wieder das Datenchaos zu beherrschen und der Informationsflut gelassen gegenübertreten.

Hierzu ein Bild von Golem:

Schritt 1: Meistern Sie die Emailflut
Schritt 2: Posteingänge
Schritt 3: Quicksteps
Schritt 4: Telefon