Informationsflut Schritt 4 - Telefon

Telefon

In vielen Unternehmen besteht kein Verständnis für Ablenkungen und wie damit umgegangen wird. Das führt zu Ärger, Frust und Stress.

Das Telefon erscheint oft wichtig und dringend, obwohl Sie eben Kundenbesuch haben? Ich habe es oft erlebt, dass ein bei Kundenbesuchen erst noch eine Telefonat geführt wurde, obwohl schon der Vororttermin wartet.
 
Versuchen Sie es mit einfachen Regeln.

1. Eigene Rufnummer, wählen Sie einen Tarif für Unternehmen und kaufen oder mieten Sie eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl auf einen Anlagenanschluss. Dies verschafft Ihnen im Unternehmen ein einheitliche Nummer für Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre eigene Durchwahl z.B. 07273 949467 - 59 wobei die "59" Beispielhaft für Ihre Durchwahlnummer steht.


2. Definieren Sie Ihre Stellvertretungen eine praktische Funktion, da es immer wieder Situationen gibt in denen Sie nicht im Haus sind oder aus anderen Gründen nicht ans Telefon gehen können. 

Hier ein Beispiel einer Konfiguration aus unserem Haus.

Mit ein paar Klicks schnell eingestellt und problemlos auch in Urlaubszeiten zu ändern. 

Mein Tipp: Untere Zeile Stellvertretungen erst nach Anzahl von 5 Sekunden anrufen zu aktivieren. So ist auch an telefonintensiven Tagen Ihre Stellvertretung ohne Ablenkung.





3. Definieren Sie Rufgruppen - eine Funktion in jeder Telefonanlage die die erreichbarkeit für Ihre Kunden deutlich steigert. So wählt Ihre Kunde einfach nur -30 und wird mit der Vertriebsabteilung verbunden. Es klingeln in diesem Fall nur die Telefone der Vertriebsmitarbeiter und nicht im ganzen Haus.


Mein Tipp: Wir empfehlen in diesem Zusammenhang den Einsatz von technischer Hilfe - mit der Funktion "Präsenz"-Status. 

Jeder kann seinen Präsenzstatus selbst setzen und das wiederrum hilft den Tag wieder in den Griff zu bekommen. So werden Anrufe für Sie, wenn Sie z.B. im Kundengespräch sind einfach nicht an Sie weitergestellt und Ihr Telefon klingt nicht.

4. Erstellen Sie ein Regelwerk über Ihre Anrufe. So ist einmal definiert und Sie können Sie um andere Details im Unternehmen kümmern.

Was Sie damit erreichen:

Volle Konzentration bei der Arbeit. Anrufe die bei Ihnen eingehen sind auch wirklich für Sie und niemanden anders. Das laute Klingeln auf allen Apparaten des Unternehmens ist weg.

Mein persönlicher Tipp:

Mein Tipp ist die sinnvolle Nutzung der Funktion Präsenzstatus. Hinter dieser Funktion steckt mehr als Sie auf den ersten Blick vermuten läßt. 

Grün heißt dabei - Frei und Verfügbar, das bedeuted bereit für Anrufe oder Besprechungen. Den Umgang damit haben wir in einem Regelwerk im Unternehmen einmal festgelegt. Interessierte können dies hier herunterladen.