Dienstag, 13. Oktober 2015

Informationsflut Schritt 3 - Quicksteps

Quicksteps

Emails abzuarbeiten ist eine Kunst - schnell wird man dazu verleitet, diese nur kurz zu überfliegen und dann im Posteingang zu lassen.

Versuchen Sie es mit einfachen Regeln.

1. Kurz und Knapp gleich beantworten - einige kurze Sätze und keine DINA 4 lange Email. Verwenden Sie dabei die Tastaturkürzel für Kopieren, Einfügen, Ausschneiden, Rückgängigmaachen und Alles Auswählen


2. Nutzen Sie Quicksteps - eine Funktion in Ihrem Outlook ab Version 2010. 
Damit können Sie z.B. eine Email gleich in einen Unterordner verschieben, mit einem Standardtext zu beantworten oder einfach an einen vorbestimmten Empfänger weiterzuleiten.



3. Erstellen Sie in Outlook oder Exchange über die Funktion Regel eine Regel.



Die  alle Emails die nicht Ihre Aufmerksamkeit benötigen einfach verschiebt oder sogar löscht.






Was Sie damit erreichen:

Weniger Zeitaufwand für die gleiche Tätigkeit und immer mit dem Ziel eines leeren Posteingangs. Ein wirklich gutes Gefühl, wie ein sauberer Schreibtisch.



Mein persönlicher Tipp:


Mein Tipp für den Anfang ist eine Regel für CC Emails. CC bedeutet meist zur Information aber ohne konkrete Aufgabe. Also versuchen Sie es! Erstellen Sie eine Regel mit dem Inhalt
 und verschieben Sie diese Emails einfach in einen Ordner mit dem Namen 02_CC.

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