Informationsflut Schritt 3 - Quicksteps

Quicksteps

Emails abzuarbeiten ist eine Kunst - schnell wird man dazu verleitet, diese nur kurz zu überfliegen und dann im Posteingang zu lassen.

Versuchen Sie es mit einfachen Regeln.

1. Kurz und Knapp gleich beantworten - einige kurze Sätze und keine DINA 4 lange Email. Verwenden Sie dabei die Tastaturkürzel für Kopieren, Einfügen, Ausschneiden, Rückgängigmaachen und Alles Auswählen. 


2. Nutzen Sie Quicksteps - eine Funktion in Ihrem Outlook ab Version 2010. 
Damit können Sie z.B. eine Email gleich in einen Unterordner verschieben, mit einem Standardtext zu beantworten oder einfach an einen vorbestimmten Empfänger weiterzuleiten.

3. Erstellen Sie in Outlook oder Exchange über die Funktion Regel eine Regel.

Die  alle Emails die nicht Ihre Aufmerksamkeit benötigen einfach verschiebt oder sogar löscht.

Was Sie damit erreichen:

Weniger Zeitaufwand für die gleiche Tätigkeit und immer mit dem Ziel eines leeren Posteingangs. Ein wirklich gutes Gefühl, wie ein sauberer Schreibtisch.

Mein persönlicher Tipp:

Mein Tipp für den Anfang ist eine Regel für CC Emails. CC bedeutet meist zur Information aber ohne konkrete Aufgabe. Also versuchen Sie es! Erstellen Sie eine Regel mit dem Inhalt

 

 und verschieben Sie diese Emails einfach in einen Ordner mit dem Namen 02_CC.

Informationsflut Schritt 2 - Posteingänge

Neue Wege gehen am Schreibtisch

Briefe und Nachrichten kommen, jeden Tag, über Email, Chat der Website, Nachrichten aus Social Media Netzwerken uvm.

Mein Tipp - bringen Sie alles an einem Ort zusammen.

Schritt 2:

a) Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei

Kaufen Sie eine wie diese Mappe für den Schreibtisch.  

Vor den Reiter 1 - kommt nun alles an Papier und Zetteln  auf ihrem Schreibtisch.
Und nun beginnen Sie neu - zukünftig kommt alles, was neu auf Ihren Schreibtisch kommt direkt vor das Fach 1. 

Widmen Sie sich nun immer zeitnah den neuen Vorgängen - am besten in kurzen aber intensiven Arbeitsaktionen, bei mir sind es 10 - 15 Minuten für die Ablage.

b) Räumen Sie Ihren Maileingang auf

Erstellen Sie in Ihrem Emailprogramm einen Ordner mit dem Namen 
01 VOR Datum  und verschieben Sie alle Emails vor dem Datum in diesen Ordner.
Bei mir sieht das so aus:

Vor der Aktion waren es fast 500 MB im Posteingang.

Nach der Aktion sind es nur noch

Nun fangen Sie gleich an - gewöhnen Sie sich an den Ablauf wie bei Papier. Bearbeiten Sie in Schüben Ihre Emails am Ende eines Arbeitstages sollte der Posteingang leer sein!

Was Sie damit erreichen:

Sie haben die Chance wieder neu Anzufangen und können sich mit einem leeren Posteingang schneller an die neue Arbeitsweise gewöhnen.
Die Alten Emails sind dabei nicht weg und Sie haben die Chance diese nun Stück für Stück abzuarbeiten.

Informationsflut Schritt 1 - Agieren und nicht reagieren

Meistern Sie die Emailflut

Emails sind toll - schnell wird eine kurze Nachricht versandt und ist in Sekunden bei dem gewünschten Adressat. Dabei ist es egal ob für einen Adressat oder für mehrere Ansprechpartner, fast alle haben Zeitgleich die Informationen ob in Deutschland oder einem anderen Land der Erde.

Doch es gibt auch eine Kehrseite! Emails sind schnell der Mittelpunkt unseres Arbeitslebens und werden mitunter auch nach der Arbeitszeit oder im Urlaub gelesen.
Die Konzentration und die Freizeit leidet und das ist nicht gut!

Schritt 1: 

Schalten Sie in Ihrem Emailprogramm die Benachrichtigungen für neue Emails aus.

In Outlook geht das so:
Datei - Optionen - Email 

Auf dem Mac geht das so:


Systemeinstellungen - Mitteilungen - Mail:

Auf dem Iphone geht das so:

Einstellungen - Töne - Neue Email

Planen Sie jetzt einfach Ihre Zeiten für die Emailabarbeitung - z.B. ab 10 Uhr alle 3 Stunden.

Was Sie damit erreichen:

Sie sind wieder auf die Arbeit konzentriert und agieren wieder Anstelle zu reagieren!

Mein persönlicher Tipp:

Ich empfehle alle Mobiltelefonnutzern, das Handy einfach auf Lautlos ohne Vibrationeinstellen in die Schreibtischschublade zu legen oder in die Aktentasche zu stecken und nur in den Pausen hervorzuholen.

Weitere Tipps finden Sie hier:

Schritt für Schritt die Informationsflut beherrschen

"Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher." Albert Einstein

Computer helfen uns jeden Tag und ermöglichen es uns sehr viele Daten zu speichern ohne, dass dies noch bedeutende Kosten verursacht. Häufig wird also einfach benutzt und gespeichert aber ohne Struktur.

Das bedeuted oft, dass wir in Schwierigkeiten kommen.
- Wo speichern wir?
- wie führen wir Informationen aus Papier, PDF und Email zusammen?
- Wie behalten wir den Überblick über verschiedene Versionen?


Schnell wird klar, was heute noch der Traum war wird schnell zur Plage, denn mancheiner erstickt in Anrufen, Emails und tausend Dokumenten und Dubletten.

Wir zeigen nun Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Effizienz steigern und wie Sie Computer, Telefon und Papier clever kombinieren können und wieder das Datenchaos zu beherrschen und der Informationsflut gelassen gegenübertreten.

Hierzu ein Bild von Golem:

Schritt 1: Meistern Sie die Emailflut
Schritt 2: Posteingänge
Schritt 3: Quicksteps
Schritt 4: Telefon