Mittwoch, 2. Dezember 2015

Informationflut Schritt 7 - Verbessern Sie die Effizienz von Besprechungen

Besprechungen

Besprechungen sind schnell vereinbart, laufen jedoch oft aus dem Ruder oder sind sehr zeitaufwendig und oft durch Ablenkungen gestört.
Schnell kann es zum Alttag geworden, das Besprechungen zwar vereinbart, aber teilweise schon 10 Minuten vergehen bis alle anwesend sind.
Oder alle in der Besprechung sitzen aber in die jeweiligen Geräte schauen!  Ein Beispiel wie es nicht sein sollte sehen Sie oben!

Versuchen Sie es mit diesen Tricks:

Vereinbaren Sie Spielregeln/ Guidelines:

1. Pünktlichkeit: Oberste Pflicht bei internen und besonders bei externen Meetings ist die Pünktlichkeit! Wir werben mit schnellen Reaktionszeiten, dann sollte Pünktlichkeit auch eine gute Werbung sein.

2. Vorbereitung: Nie unvorbereitet in ein Meeting gehen! Die zu besprechenden Punkte werden i. d. R. der Einladung beigefügt. Man muss auch bedenken, dass die Räumlichkeiten je nach Größe des Meetings hergerichtet werden müssen und andere Vorbereitungen getroffen werden müssen. 


Buchen Sie z.B. den Raum zur richtigen Zeit und in der richtigen Größe. Hier im Beispiel mit einer Zentralen Software als Raum Postfach.


3. Wichtigkeit: Ist das Meeting überhaupt sinnvoll? Können alle entscheidenden Personen daran teilnehmen? 



4. Störungen vermeiden: Eingehende Anrufe während eines Meetings an Stellvertretungen oder an Voicemail weiterleiten, Handys ausschalten oder im anderen Raum liegen lassen. 

Tipps hierzu finden Sie hier:

5. Tagesordnung: Bei längeren Meetings ist eine Tagesordnung von Vorteil. So wird verhindert, dass man die ganze Zeit wild zwischen den Themen herumjongliert. Außerdem können die Teilnehmer sich auf der Tagesordnung Fragen notieren.

6. Zeitpuffer: Sowohl während des Meetings als auch zwischen den Meetings müssen Zeitpuffer eingeplant werden. Ein Meeting kann schnell mehrere Stunden gehen, daher sollte man andere Termine nie zu dicht an ein Meeting planen und spätestens nach zwei Stunden eine kurze Pause machen. Die Beschlüsse innerhalb eines Meetings müssen umgesetzt werden, deshalb sollte zwischen den Meetings immer eine gewisse Zeitspanne liegen.

7. Visualisierung: Visualisierung erhöht die Behaltensquote. Je besser man etwas visualisiert, desto besser erinnern sich die Leute daran. Medien zur Visualisierung gibt es ausreichend.

8. Nachprüfbarkeit: Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten werden, damit jeder hinterher noch weiß, was beschlossen wurde oder zur Not nachschauen kann.



Fordern Sie nun die konsequente Einhaltung von Regeln ein. 

Eine Idee dazu ist das Sparschwein für das lokale Kinder-, Tier- oder Altenheim.
Bei Verfehlungen gibt es keine Strafe sondern eine Spendenaufforderungen von allen Teilnehmern des Meetings, an denjenigen der z.B. zu spät ins Meeting kommt.






Was Sie damit erreichen:
Sitzungen gewinnen wieder an Energie und Ziel. Die Teilnehmer sind wieder fokussiert bei der Sache und Ablenkungen wie z.B. Telefonanrufe sind tabu.

Mit dieser Basis haben Sie den Grundstein gelegt um noch effektiver zur Arbeiten.  

Keine Kommentare:

Kommentar posten