Donnerstag, 8. September 2016

S4B - Konferenzen ohne Outlook erstellen - Lync Web Scheduler

S4B - Konferenzen ohne Outlook erstellen 

"Lync Web Scheduler"


Mit Skype 4 Business bei Pfalzcloud.de können Sie mittlerweile auch ganz ohne den S4B-Clienten auf Ihrem PC/MAC installiert zu haben, eine neue S4B-Konferenz planen und erstellen oder einer bestehenden bzw. geplanten Konferenz teilnehmen oder sich einen Überblick über anstehende Termine verschaffen.

Wie das ganz genau geht, erfahren Sie jetzt.


Um den Skype4Business-WebClienten zu nutzen, öffnen Sie als erstes in einem Internet-Browser Ihrer Wahl folgenden Link:



1. Eine Login Maske wird erscheinen, bei der Sie sich mit Ihren Skype4Business-Initialen, die Sie von Pfalzcloud besitzen, einloggen können. 
 

2. Anschließend erscheint eine Hauptübersicht, in der man die Eigenen Besprechungen die schon geplant sind einsehen kann. 

- In der linken Spalte erscheinen die geplanten Besprechungen, per klick auf eine Besprechung öffnet sich hierzu eine Kurz-Info. Über diese gibt es verschiedene Optionen, über den Button: "An Besprechung teilnehmen" verbinden Sie sich mit der Konferenz - wahlweise über die Lync-WebClient oder falls installiert auch über den S4B-Clienten.
- Sonstige Funktionen sind die Besprechung zu bearbeiten, die Teilnehmer anzeigen zu lassen, sich den Konferenz-Termin zu exportieren oder die Besprechung zu löschen.

3. Mit einem "klick" auf "Neue Besprechung erstellen" öffnet sich ein vorgefertigtes Formular das ausgefüllt werden muss um eine neue Skype-Konferenz zu erstellen. Um eine Besprechung zu konfigurieren müssen vier Bereiche ausgefüllt werden:

- Allgemein: Thema / Ort / Nachricht
- Uhrzeit und Besprechung: Zeitzone / Datum / Beginn und Ende
- Zugriff und Referenten: Vergeben von Zugriffsrechten
- Teilnehmer und Audio: Teilnehmer und optional Ankündigungen für jeden User

 

 - Während die Bereiche "Allgemein" und "Uhrzeit und Besprechung" relativ einleuchtend und selbst erklärend sind, gibt es bei den anderen 2 Bereichen ein paar "nette" Konfigurationsmöglichkeiten.

- Zugriff und Referenten: 
  • Personen, die den Wartebereich umgehen: Unter diesem Punkt kann man auswählen, welche Kontakte direkt mit der Konferenz verbunden werden und nicht erst in einem Wartebereich von einem "Organsiator" freigegeben werden müssen. Hierzu gibt es 4 Auswahlmöglichkeiten. 
  • Wer fungiert als Referent: Referenten sind dazu befugt abgesehen davon der Konferenz beizutreten außerdem Ihren Bildschirm bzw. ein Video oder aber auch eine PowerPoint mit den Konferenzteilnehmern zu teilen/sharen. Ebenfalls 4 Auswahlmöglichkeiten.
  • Optional: Der Konferenz können auch Teilnehmer mit einem Telefon über das Festnetz einwählen, setzen Sie das Häkchen, wenn diese den Wartebereich umgehen sollen.
- Teilnehmer und Audio:
  • In das Textfeld, können E-Mail-Adressen eingetragen werden. Diese werden nach dem Speichern, automatisch eingeladen.
  • Optional: Wird das Häkchen gesetzt, werden alle Teilnehmer die sich in die Konferenz einwählen "vorgestellt" bzw. "angekündigt".
4. Mit einem "klick" auf "Speichern", wird die Besprechung/Konferenz erstellt und unter "Eigenen Besprechungen" aufgelistet. Ein PopUp erscheint mit wichtigen Informationen zu der erstellten Konferenz.
 

- Der erste Link "An Lync-Besprechung teilnehmen", ist der Zugriffs-Link für die Konferenz der ebenfalls an die Teilnehmer die Sie in das Textfeld bei Schritt 3 eingetragen haben geleitet wird. Ebenfalls können Sie natürlich den Link manuell kopieren und an alle zu Teilnehmenden Personen weiterleiten.

- "Per Telefon teilnehmen": Hier wird die Telefonnr. angezeigt die Angerufen werden muss um sich per Festnetz in der Konferenz einzuwählen. Hierzu wird dann die Konferenz-ID abgefragt, um mit der richtigen Konferenz verbunden zu werden.


Nun kann man der erfolgreich erstellten Konferenz beitreten und auf das Eintreten der eingeladenen Teilnehmer warten.


Viel Spaß beim Nutzen den S4B - WebClienten wünscht Ihnen www.Pfalzcloud.de


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